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办公软件 Excel IF函数的作用(详细案例介绍)

同学门好啊,今天江门办公软件培训的老师带咱们一起认识人见人爱花见花开的IF函数。

这个函数的作用是对指定条件进行判断,然后根据判断结果返回不同的内容,常用写法是这样的:

image.png

就相当于是:如果……,那么……,否则……

第一个参数,用大于、小于、等于等形式,来判断某个条件是否成立,判断A2单元格的数值是否大于60,B2单元格的职务是否等于“经理秘书”等等,判断的结果是逻辑值TRUE(条件成立)或是FALSE(条件不成立)。

第二个参数是在条件成立时返回的内容,可以是一个数字、一段字符,或者是一段其他的公式。

第三个参数是在条件不成立时返回的内容,也可以是数字、字符或是一段其他的公式。

江门办公软件培训班老师举个例子:

要对B2单元格中的分数进行判断,大于60为“合格”,否则为“不合格”

咱们就可以使用下面这个公式:

=IF(B2>60,"合格","不合格")

注意,在公式中直接返回字符时,需要在字符前后加上一对半角的双引号。

image.png

如果B2大于60,B2>60部分返回逻辑值TRUE,IF函数返回第二参数指定的字符“合格”,否则返回第三参数指定的字符“不合格”。

刚刚这个是单个条件的判断,使用IF函数还能完成多个条件的判断。

如下图,要对B列的职务进行判断,如果等于“秘书”,那么补助为1000。如果不等于“秘书”,再继续判断,如果等于“助理”,那么补助为800,否则为0。

image.png

前面咱们说过,IF函数的第二参数和第三参数,可以是数值、文字,也可以是一段其他的公式。

这里咱们就要将IF函数的第三参数也写成一段新的IF函数,实现对B列的职务执行两次判断。

=IF(B2="秘书",1000,IF(B2="助理",800,0))

最外层的IF函数先判断 B2="秘书" 的返回结果是不是TRUE,如果是TRUE,就返回第二参数指定的数值1000。

如果B2不等于秘书,“ B2="秘书"”得到FALSE,IF函数返回第三参数的内容。

哪些才是最外层这个IF函数的第三参数呢?

对了,就是标记颜色的这部分 IF(B2="助理",800,0) 。

在“ B2="秘书"”的判断结果为FALSE时,标记颜色的这部分开始干活了,先来判断“B2="助理"”的条件是否成立,如果这部分条件判断返回的是TRUE,则返回里面这个IF函数的第二参数800,否则返回里面这个IF函数的第三参数0。

计算过程大致是这样的:

image.png

接下来咱们再来看看多列条件的判断。

如下图,如果B列的岗位是秘书,并且C列的入职年限大于1,则补助1000元,否则补助为0。

image.png

这里要同时判断两列条件是不是符合,IF函数功力有限,需要请天山二佬——AND和OR函数来帮忙。

AND函数和OR函数都是对多个参数返回的逻辑值执行判断。

区别在于:

当所有参数返回的逻辑值都为TRUE时,AND函数才返回TRUE。

而OR函数则是在任意一个参数返回的逻辑值为TRUE时,就返回逻辑值TRUE。

就像下图中,4个护士(参数)分别判断血常规正常吗?心电图正常吗?肝功正常吗?B超正常吗?

当每个护士(参数)的判断都是TRUE时,AND医生最终才会下检查结论:OK(TRUE),正常。

下图中,4个护士(参数)分别判断血常规有问题吗?心电图有问题吗?肝功有问题吗?B超有问题吗?

当任意一位护士(参数)的判断是TRUE时,OR医生就会下检查结论:OK(TRUE),办理住院手续吧。

回到开始的问题,咱们要对岗位和入职年限两个条件进行判断,只有当 岗位=“秘书”的判断结果为TRUE,并且入职年限>1 的判断结果也为TURE,才返回补助1000元,这里要用哪个医生呢?对了,就是AND。

D2单元格输入以下公式,向下复制到D8。=IF(AND(B2="秘书",C2>1),1000,0)

image.png

以D2单元格中的公式为例,B2="秘书"返回的结果是FALSE,C2>1返回的结果是TRUE,AND函数最终返回FALSE。IF函数根据AND函数的结果为依据进一步进行判断,最终返回第三参数0。

假如咱们换一个判断标准,如果 岗位=“秘书”,或者 入职年限>1,就给1000元的补助,只有两项都不符合,补助才是0。

这里的判断要求是多个条件符合其一,只要把上面公式中的AND换成OR就可以。

=IF(OR(B2="秘书",C2>1),1000,0)

image.png

再来说说按多个范围区间判断的问题。

如下图,要根据B列的月收入进行判断。

标准为:

月收入低于10000为贫困型;

月收入在10000至50000为温饱型;

月收入大于50000为小康型

image.png

这里要对B列的数值进行多轮判断,就要用到多个IF函数的嵌套了。

咱们先把前面的判断标准整理一下,先判断B2是否小于10000,条件成立返回“贫困型”;如果B2不小于10000,那就继续判断B2是否小于50000,条件成立返回“温饱型”;如果条件仍然不成立,就是月收入大于50000的那些了,返回“小康型”。

把上面这几句话换成IF函数的组合,是这样的:

=IF(B2<10000,"贫困型",IF(B2<50000,"温饱型","小康型"))

其中红色部分的IF函数,就是前面这个IF函数的第三参数。先判断蓝色部分的条件,蓝色部分的条件不成立时,再判断红色部分。

执行多区间判断时,有一点需要特别注意:前面的判断条件不能包含后面的判断条件。

如果将公式写成下面这样,再看看结果,那就全部脱贫了。

=IF(B2<50000,"温饱型",IF(B2<10000,"贫困型","小康型"))

image.png

为什么出现这种情况呢?

以B3单元格为例,如果先判断2500<50000, 条件肯定是成立的,这时候IF函数返回第二参数“温饱型”,后面的就不再判断啦。

刚刚咱们是从第一节车厢开始往后找的,其实也可以从最后一节车厢往前找。

下面这个公式,就是先从最高的标准开始判断,然后逐级向下。

=IF(B2>=50000,"小康型",IF(B2>=10000,"温饱型","贫困型"))

最后再补充一个小伙伴们经常容易出问题的地方,比如要判断B2的数值是否在10000至50000之间,符合条件返回“温饱型”,不符合条件则返回"待考察"。

下面这个公式结果显然是不对的:

=IF(10000<B2<50000,"温饱型","待考察")

image.png

为什么出现误判呢?其实这不怪IF,是咱们的写法有问题了。

上面这个公式中,IF函数的第一参数10000<B2<50000,运算过程为:

先判断10000<B2,结果得到逻辑值TRUE,然后再使用TRUE与50000进行比较。根据Excel中的潜规则,逻辑值是大于任何数值的,所以这一步就会返回逻辑值FALSE,而IF函数也最终返回第三参数的内容了。

正确的公式应该是这样的:

=IF(AND(10000<B2,B2<50000),"温饱型","待考察")

或者:

=IF(AND(B2>10000,B2<50000),"温饱型","待考察")

都可以返回正确结果。

以上便是有关于办公软件 Excel IF函数的作用(详细案例介绍)的常见问题,要想掌握更多的有关 (办公软件office知识)的资讯信息内容,请点一下拨通热线电话:18607500106,助推江门学子造就精通office梦想!


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