相信使用办公软件Word打印过长篇文档的朋友一定都清楚,打印完成后的装订一直是个麻烦事儿,因为文件由打印机打出时,第一页肯定会在最下面,装订之前总要费时费力的把纸张按顺序排好。其实,Word已经为我们考虑到了这个问题。
一.打印文件直接装订 逆序打印
1.在办公软件Word中调出欲打印的长篇文档,点击 工具 菜单 选项 命令,弹出 选项 对话框 。
2.点击 打印 标签,勾选上其中的 逆页序打印 复选框,确定即可 。
3.这时,当我们再去点击打印按钮时,打印机便会以从后向前的顺序打印文档,而这样出来的文件就可以直接用于装订了。
【小提示】 逆序打印功能只会影响打印机的实际输出效果,而打印预览时仍会以正常页序显示,这点请大家注意 。
二.文件内容我先知晓 打开预览
办公室的电脑中一般都保存着为数众多的文档,当我们打算调用其中的一份文件时,必须一个一个打开后才能知道里面的内容,效率很低。其实,我们也可以通过Word的 打开预览 功能快速获知文件的内容。
1.在Word中点击 文件 菜单 打开 命令。
2.在弹出的 打开 对话框中点击 视图 菜单 预览 命令。
3.此时,一个预览区会出现在窗口右侧,而当我们点击某个文件时,它的内容便会自动显示在预览区了。
三.预览效果还省墨水 草稿输出
我们在处理一些重要文件时,有时需要将文档实际打印出来进行版面校准,但如果使用的是喷墨打印机,那么每月光在打印样稿方面就要耗费大量的墨水了。其实,Word已经为我们提供了一个 草稿输出 功能来帮我们解决这个难题。
1.在办公软件Word中点击 文件 菜单 打印 命。
2.勾选上其中的 草稿打印 复选框后确定,再点击 打印 按钮即可打印出一份没有图片的草稿,但是草稿的格式以及图片的留空大小都与正常打印稿相符,这样,我们不仅能够像以前一样校对版面了,而且也大大降低了打印样稿时墨水的消耗。